REGISTRELE OBLIGATORII ALE SOCIETATII COMERCIALE
Dupa ce se inregistreaza la Registrul Comertului, o societate, indiferent de obiectul de activitate si modul de functionare este obligata sa tina anumite registre.
Acestea sunt urmatoarele:
- REGISTRUL UNIC DE CONTROL
Conform Legii nr. 252/2003, persoanele juridice înregistrate la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, autorizate potrivit legii, în termen de 30 de zile de la inregistrare au obligaţia să ţină registrul unic de control, atat pentru sediul social, cat si pentru fiecare sediu secundar.
Registrul unic de control are ca scop evidenţierea tuturor controalelor desfăşurate la contribuabil de către toate organele de control specializate, în domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcţii, protecţia consumatorului, protecţia muncii, inspecţia muncii, protecţia împotriva incendiilor, precum şi în alte domenii prevăzute de lege.
Aceste registru este prezentat organelor de control pentru a consemna, inca înainte de începerea controlului, elementele prevăzute la art.3 alin.(1) din Legea nr. 252/2003.
Registrul se eliberează, contra cost, de direcţiile generale ale finanţelor publice din raza teritorială unde îşi are sediul social societatea, pe baza certificatului de înregistrare, în cazul comercianţilor, şi pe baza certificatului de înregistrare fiscală, în cazul celorlalte categorii de contribuabili.
- REGISTRUL DE EVIDENTA FISCALA
Persoanele fizice care desfășoară activități independente, pentru care venitul net anual se stabileşte în sistem real, în baza datelor din contabilitate, au obligaţia să completeze Registrul de evidenţă fiscală în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3254/2017.
Contribuabilii care realizează venituri din activităţi independente pentru care venitul net anual se stabileşte pe baza normelor de venit au obligaţia să completeze în Registrul de evidenţă fiscală numai partea referitoare la venituri.
Contribuabilii care realizează venituri din drepturi de proprietate intelectuală pot completa în Registrul de evidenţă fiscală numai partea referitoare la venituri sau îşi pot îndeplini obligaţiile declarative direct pe baza documentelor emise de plătitorul de venit. Contribuabilii care realizează venituri din drepturi de proprietate intelectuală şi au optat pentru stabilirea impozitului ca impozit final, potrivit prevederilor art. 73 din Codul fiscal, nu au obligaţia de completare a Registrului de evidenţă fiscală.
Registrul de evidenţă fiscală are ca scop înscrierea informaţiilor care stau la baza determinării venitului net anual/pierderii nete anuale cuprins/cuprinse în Declaraţia privind venitul realizat din România.
Acest registru se poate ţine în formă scrisă sau electronică, cu respectarea modelului şi conţinutului prevăzute în anexa nr. 1 la OMFP nr. 3254/2017.
- REGISTRUL GENERAL DE EVIDENTA A SALARIATILOR (REGES-REVISAL)
Persoanele fizice sau juridice de drept privat, precum și instituţiile/autorităţile publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, au obligația să înfiinţeze registrul general de evidenţă a salariaţilor, să-l completeze şi să transmită în registru elementele raportului de muncă.
Registrul se întocmeşte în formă electronică. Angajatorii completează registrul în ordinea angajării persoanelor, conform HG nr.905/2017.
Datele în registru se completează şi se transmit on-line pe portalul Inspecţiei Muncii.
- REGISTRUL ASOCIATILOR
Conform prevederilor art.198 din Legea nr. 31/1990 societatile cu răspundere limitată trebuie să ţină, prin grija administratorilor, un registru al asociaţilor, în care se vor înscrie numele şi prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, aportul la capitalul social, transferul părţilor sociale sau orice altă modificare privitoare la acestea.
- 5. REGISTRUL ACȚIONARILOR
În temeiul art.177 alin.(1) lit.a) din Legea nr.31/1990, societăţile pe acţiuni trebuie să ţină un registru al acţionarilor care să arate numele şi prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul acţionarilor cu acţiuni nominative, precum şi vărsămintele făcute în contul acţiunilor.
În registrul de acţiuni se înregistrează, în ordine cronologică, toate modificările în deţinerea proprietăţii asupra acţiunilor, indiferent de natura juridică a transmiterii proprietăţii - cesiune, succesiune şi altele.
Conținutul registrului acționarilor este stabilit de HG nr.885/1995.
În cazul în care, au fost operate modificări cu privire la transmiterea acțiunilor, acestea trebuie înregistrare în registrul acționarilor, urmând ca în baza extrasului să se facă înregistrarea și în registrul comerțului.
De asemenea, societățile pe acţiuni trebuie să ţină:
- un registru al şedinţelor şi deliberărilor adunărilor generale
- un registru al şedinţei şi deliberărilor consiliului de administraţie, respectiv ale directoratului şi consiliului de supraveghere
- un registru al deliberărilor şi constatărilor făcute de cenzori şi, după caz, de auditori interni, în exercitarea mandatului lor
- un registru al obligaţiunilor, care să arate totalul obligaţiunilor emise şi al celor rambursate, precum şi numele şi prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, când ele sunt nominative. Evidenţa obligaţiunilor emise în formă dematerializată şi tranzacţionate pe o piaţă reglementată sau printr-un sistem alternativ de tranzacţionare va fi ţinută conform legislaţiei specifice pieţei de capital.
Registrul acţionarilor şi registrul obligaţiunilor se pot ţine manual sau în sistem computerizat. Societatea poate contracta cu o societate de registru independent privat ţinerea registrului acţionarilor în sistem computerizat şi efectuarea înregistrărilor şi a altor operaţiuni legate de acest registru.
- 6. ALTE REGISTRE
De asemenea, societățile comerciale trebuie să ţină:
- un registru al şedinţelor şi deliberărilor adunărilor generale
- un registru al şedinţei şi deliberărilor consiliului de administraţie, respectiv ale directoratului şi consiliului de supraveghere
- un registru al deliberărilor şi constatărilor făcute de cenzori şi, după caz, de auditori interni, în exercitarea mandatului lor
- 7. REGISTRe contabile
Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-inventar, Registrul-jurnalşi Cartea mare. Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.
- 1. REGISTRUL INVENTAR
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. Se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică natura acestor elemente existente la sfârşitul exerciţiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.
- 2. REGISTRUL JURNAL
Conform legii contabilitatii 82/1991 este un document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a modificării elementelor de activ şi de pasiv ale intreprinderii si trebuie intocmit in asa fel incat in orice moment sa fie posibila identificarea si controlul operatiunilor contabile. Se întocmeşte zilnic sau lunar, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi spaţii libere, a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal-auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.
- 3. CARTEA MARE
Registrul „Cartea mare” este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, existenţa şi mişcarea elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat.
Registrul Cartea mare (şah) se întocmeşte într-un exemplar, lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.
Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare.
Poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.